Embaucher quelqu’un pour décrocher paraît la solution évidente. Mais le salaire n’est qu’une partie de la facture. Voici la méthode pour calculer le coût réel, puis les autres façons de faire répondre à votre place.
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La méthode pour calculer le coût réel
Nous ne donnons pas de montant ici, volontairement : les salaires varient selon la région, la convention collective, l’expérience et le nombre d’heures. Un chiffre « moyen » ne vous dirait rien sur votre situation. Mieux vaut un calcul que vous refaites avec vos propres données.
Le coût d’une salariée ne se limite pas à la ligne « salaire » du bulletin. Additionnez, sur une année entière :
- Le salaire brut prévu au contrat, selon les heures et la convention applicable.
- Les cotisations patronales, qui s’ajoutent au brut. Votre expert-comptable ou le site de l’Urssaf vous donnent le taux qui s’applique à votre cas.
- Les congés payés : vous payez une personne qui ne travaille pas pendant ses congés, et pendant ce temps le téléphone sonne quand même.
- Le remplacement en cas d’absence, de maladie ou de départ, que ce soit un intérim ou le temps que vous passez à décrocher vous-même.
- Le matériel et le poste de travail : un bureau, un téléphone, un ordinateur, un logiciel.
- Le temps de gestion : recrutement, formation au départ, bulletins de paie, suivi.
Divisez ensuite le total par le nombre d’heures réellement passées au téléphone. Beaucoup de petites entreprises découvrent que la salariée est rémunérée toute la journée alors que les appels se concentrent sur quelques créneaux.
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Ce qu’une salariée couvre, et ce qu’elle ne couvre pas
Une secrétaire à temps plein connaît votre activité, vos clients et vos habitudes. C’est un vrai avantage, et il est difficile à remplacer. Mais elle ne couvre que ses heures de travail.
- Les soirées, les nuits, les week-ends et les jours fériés restent sans réponse.
- Pendant ses congés ou une absence, la ligne retombe sur vous.
- Si deux appels arrivent en même temps, un seul est pris.
Avant de comparer des prix, comparez donc les plages couvertes. Une solution deux fois moins chère qui couvre le double d’heures n’est pas comparable à une solution à plein tarif sur une plage étroite.
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Les solutions pour répondre au téléphone
1. Une salariée à temps plein ou à temps partiel
C’est la solution la plus proche de vous. Le temps partiel réduit le coût, mais il laisse des heures sans réponse. Elle convient bien quand le volume d’appels est régulier et que la personne peut aussi vous aider sur d’autres tâches, comme la facturation ou les relances.
2. Un proche ou un associé
Un conjoint, un associé, un membre de la famille peut décrocher quand vous êtes occupé. Ce n’est pas un coût direct, mais la personne a ses propres obligations. Ce mode d’organisation tient bien tant que les volumes restent modestes.
3. Une secrétaire indépendante ou une plateforme de télésecrétariat
Une indépendante travaille pour plusieurs clients et facture à l’heure ou au forfait. Vous ne payez pas de cotisations ni de congés, mais sa disponibilité est limitée à ses horaires. Notre page sur le télésecrétariat explique ce type de service.
4. Une permanence téléphonique
Vous renvoyez votre ligne vers un service dont le métier est de décrocher au nom de plusieurs entreprises. Les conditions varient beaucoup d’un prestataire à l’autre : plages couvertes, facturation à la minute ou au forfait, présence humaine ou assistante virtuelle. Notre comparatif aide à poser les bonnes questions.
5. Une messagerie bien réglée
C’est la solution de départ, et elle ne coûte rien de plus que votre abonnement. Une annonce claire et des rappels à heures fixes suffisent quand les appels sont peu nombreux. Elle montre sa limite quand de nouveaux clients raccrochent sans laisser de message. Voyez nos exemples de messages d’accueil.
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Comment choisir
Trois questions suffisent pour orienter votre choix.
- Quand les appels arrivent-ils ? Relevez-les pendant une semaine, comme nous l’expliquons dans notre guide sur les appels manqués. Si tout tombe à des heures de bureau, une salariée à temps partiel peut suffire. Si une part arrive le soir ou le week-end, il faut autre chose.
- Que doit faire la personne qui répond ? Noter une demande, ou renseigner, ou prendre des décisions ? Plus la tâche est simple, plus un service externe est adapté.
- Que vaut un appel perdu pour vous ? Notre page combien coûte un appel manqué fait le calcul à partir de vos propres chiffres. Comparez-le au coût réel de chaque solution.
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Un point de comparaison, AlloLib
Pour que la comparaison soit concrète, voici l’offre d’AlloLib, qui est unique. Elle s’adresse aux artisans et aux petites entreprises qui veulent une réponse à toute heure sans embaucher.
AlloLib : 49 € HT le premier mois, puis 99 € HT par mois, appels illimités, sans frais de mise en service et sans engagement. Alma, l’assistante virtuelle, décroche à votre nom 24 h/24 et 7 j/7, jours fériés compris. Une conseillère prend le relais quand l’une d’elles est disponible ; sinon la demande est notée et l’appelant est rappelé. Vous recevez un compte rendu par e-mail et vous gardez votre numéro. Le détail est sur la page Tarifs.
Souscrire – 1er mois 49 € HTsoit 58,80 € TTC
Ce n’est pas une secrétaire dédiée : l’assistante ne donne ni prix ni conseil, et ne remplace pas quelqu’un qui connaît votre activité sur le bout des doigts. Voyez si cela suffit à ce que vous attendez. Pour un plombier, un électricien, une entreprise du bâtiment ou un artisan en général, c’est souvent la première réponse qui manque, pas l’expertise.
