La permanence téléphonique des études notariales
Dans une étude, le téléphone ne sonne pas pour une urgence : il sonne pendant un rendez-vous, et il coupe la concentration du clerc. Une personne décroche à votre nom du lundi au samedi, de 9 h à 19 h, et vous envoie le compte rendu par e-mail.
149 € HT/mois · Appels illimités · Sans frais de mise en service · Sans engagement
L'accueil de l'étude engage votre réputation.
En rendez-vous ou signature
Vous et vos clercs êtes mobilisés : les appels entrants ne doivent pas rester sans réponse.
La discrétion attendue
Successions, transactions, patrimoine : des sujets sensibles qui exigent un accueil discret et rassurant.
Le flux de dossiers
De nombreux appels concernent un dossier précis. La fiche aide à recueillir sa référence et l'interlocuteur demandé.
Une étude joignable et bien accueillie inspire la confiance sur des opérations à fort enjeu. L'accueil est le premier signal de votre sérieux.
Un accueil digne de votre étude.
Les consignes de discrétion sont définies avec vous avant l'activation, avec le ton attendu par votre étude.
- Accueil au nom de l'étude, ton courtois et discret
- Consignes de discrétion définies avec votre étude
- Demande de rendez-vous et interlocuteur demandé notés selon votre fiche
- Filtrage des appels et du démarchage
- Compte rendu par e-mail selon le fonctionnement convenu
- Informations recueillies selon votre fiche validée
Sans matériel, sans engagement. Vous gardez votre numéro.
Vous renvoyez votre ligne
Un simple code sur votre téléphone renvoie vos appels vers AlloLib — tout le temps, ou seulement quand vous êtes occupé.
On répond en votre nom
« Étude notariale, bonjour ! » Accueil personnalisé et traitement des demandes selon vos règles.
Vous recevez le compte rendu
Les informations utiles vous sont transmises par e-mail selon le fonctionnement convenu.
Ce qu'un appel manqué coûte à un notaire
La valeur d'un dossier dépend de l'acte et de votre étude. Estimez l'impact avec vos propres chiffres.
Votre impact dépend de votre activité et des actes concernés. Calculez-le avec vos propres chiffres.
Une étude qui ne décroche pas paraît fermée.
Vos clients vous appellent aux moments qui comptent : un compromis, une succession, une donation. Un standard qui sonne dans le vide au mauvais moment coûte un dossier que le confrère d’à côté prendra.
premier mois à 49 € HT, sans engagement — voir les conditions.
- Interlocuteur demandé selon la fiche validée
- Aucun conseil juridique donné
- Consignes de confidentialité définies avec vous
- Compte rendu possible selon le fonctionnement convenu
Chez un notaire, l'accueil sert à trier, pas à gérer l'urgence.
Une étude reçoit peu d'appels réellement urgents, mais beaucoup d'appels mal aiguillés : un acquéreur qui cherche son clerc, une banque qui réclame une pièce, un héritier qui rappelle pour la quatrième fois. Le coût n'est pas l'appel perdu, c'est l'interruption permanente.
AlloLib — 149 € HT / mois
Une seule offre. Environ 5 € par jour, appels illimités, sans engagement, sans frais de mise en service, premier mois à 49 € HT.
Du lundi au samedi, de 9 h à 19 h : une personne décroche à votre nom, identifie la nature du dossier — vente immobilière, succession, donation, régime matrimonial, acte d'entreprise —, la qualité de l'appelant, le dossier ou le clerc concerné et l'objet précis de la demande, qualifie l'urgence, note les demandes de rendez-vous et vous envoie un compte rendu par e-mail.
Le reste du temps (soirs, nuits, dimanches et jours fériés) : l'appelant laisse un message, que vous recevez par e-mail.
Inclus : compte rendu par e-mail après chaque appel, espace client avec l'historique, urgence signalée en tête du compte rendu, vous gardez votre numéro. Aucun renseignement juridique n'est donné, aucune date d'acte n'est confirmée, aucune information contenue dans un dossier n'est communiquée.
En dehors du lundi au samedi, 9 h-19 h, l'appelant laisse un message, que vous recevez par e-mail. Dans les deux cas, aucun élément de dossier n'est communiqué au téléphone : l'accueil qualifie et transmet, il ne renseigne pas. En journée, si toutes nos agentes sont déjà en ligne, l'appelant laisse un message, transmis par e-mail peu après l'appel.
Sans engagement, sans frais de mise en service, avec appels illimités dans le cadre d'un usage professionnel normal, et premier mois à 49 € HT pour démarrer.
Ce que l'accueil ne dira jamais, ni la nuit ni en journée.
Le secret professionnel du notaire ne se délègue pas. En dehors du lundi au samedi, 9 h-19 h, l'appelant laisse un message, que vous recevez par e-mail.
- Le type de dossier et la qualité de l'appelant : vendeur, acquéreur, héritier, banque, agence
- Le nom du dossier et le clerc habituellement en charge, quand l'appelant les connaît
- L'objet de l'appel et le degré d'échéance annoncé par l'appelant lui-même
- Aucune confirmation de date d'acte, de montant, de contenu de dossier ou d'état d'avancement
Un mardi à 11 h 05, en plein rendez-vous de signature
Une héritière appelle pour savoir où en est une succession. Un opérateur décroche, se présente comme l'accueil téléphonique de l'étude, identifie le dossier, la qualité de l'appelante et son numéro de rappel. Il ne dit rien de l'avancement, ne confirme aucune date, n'évoque aucun montant. Le clerc concerné reçoit une fiche complète et rappelle quand la signature est terminée : le rendez-vous n'a pas été interrompu.
Les informations prévues dans votre fiche
Le calendrier qui commande tout
Un compromis signé, une succession ouverte ou une donation peuvent se rattacher à une date importante. La fiche peut demander la date indiquée par l'appelant, afin que l'étude décide elle-même de la priorité.
Les dates indiquées par l'appelant
L'agente peut noter la date d'une signature, d'un courrier ou d'une échéance déclarée. Elle ne calcule aucun délai et ne donne aucun renseignement juridique ou fiscal : l'étude décide de la suite.
Ce qui ne se dit pas au téléphone
La fiche de l'étude définit précisément les informations qui peuvent être communiquées. L'agente recueille l'identité déclarée et transmet la demande sans donner d'information sur le dossier.
La signature qui approche
Dans les jours précédant un acte, les appels se multiplient : pièces manquantes, virement des fonds, procuration à régulariser. Nos agentes rassemblent ces demandes par dossier plutôt que de vous les transmettre au fil de l'eau. Vous traitez un dossier d'un coup, au lieu de six interruptions dans la même journée.
Ce que nous demandons quand on appelle votre étude
Une étude reçoit des appels de nature très différente : un héritier, une banque, un confrère ou un agent immobilier. La fiche recueille pour chacun les informations que vous avez prévues.
- Type de dossiervente, achat, succession, donation, contrat de mariage, PACS, divorce, testament, société, servitude
- Dossier déjà ouvert ?et si oui, sa référence et le clerc en charge
- Échéance connuesignature programmée, compromis en cours ou date indiquée par l'appelant
- Qualité de l'appelantvendeur, acquéreur, héritier, donateur, conjoint, agent immobilier, banque, confrère, diagnostiqueur
- Pour une successionla date du décès, uniquement pour transmettre le fait à l'étude sans calculer de délai
- Demande précisenotée sans interprétation ni conseil
Les échéances transmises selon vos consignes
- Signature imminente — transmission le jour même
- Délai de rétractation en cours — délai strict, aucune marge
- Date butoir de succession — pénalités fiscales si le délai est dépassé
- Refus de prêt annoncé par un acquéreur — cela conditionne le compromis
Un jeudi matin, un héritier appelle
Son père est décédé il y a cinq mois. Notre agente note la date du décès, le nombre d'héritiers connus et sa qualité, sans qualifier l'échéance ni donner de conseil. Vous recevez les faits nécessaires pour examiner vous-même le dossier et les délais applicables.
Et vous saurez que l'information vous est bien parvenue
Un compte rendu vous est envoyé par e-mail après chaque appel, avec l'urgence signalée en tête.
Questions que se posent les notaires
Que se passe-t-il si quelqu'un appelle l'étude un dimanche ?
L'accueil peut-il prendre un rendez-vous ?
Vos agentes donnent-ils des informations sur les actes ou la fiscalité ?
Comment traitez-vous une échéance signalée ?
Vous gérez les appels des banques et des confrères ?
Le secret professionnel est-il tenu ?
Nous avons déjà un accueil, mais il sature.
Nous gardons notre numéro ?
Réduisez les appels manqués.
- premier mois à 49 € HT + mise en service gratuite
- Votre ligne est activée dès qu'un numéro vous est attribué et votre fiche d'installation remplie. Si tous nos numéros sont pris, vous rejoignez la liste d'attente sans rien payer et nous vous écrivons dès qu'une ligne se libère. Vous gardez votre numéro
- Sans engagement, résiliable en un email
Être rappelé au plus vite
Présentez-nous votre besoin. Nous confirmons la suite.
Merci, c'est noté !
Nous vous rappelons au sujet de votre demande.
Votre métier, vos consignes
Permanence téléphonique pour notaires
« Étude de Maître Lefèvre, bonjour »Exemple fictif, personnalisé avec votre vrai nom lors de la mise en place.
L’agente ne donne aucune information juridique, fiscale ou tarifaire. Elle note la demande pour que l'étude réponde.
Les questions que nous posons pour vous
- Quelle est la nature du dossier : succession, vente, donation ou autre demande ?
- Un dossier existe-t-il déjà à l'étude ?
- Quelles coordonnées faut-il transmettre ?
- Quel rendez-vous ou créneau est souhaité ?
Ce que vous y gagnez
- Orienter la demande vers le bon interlocuteur
- Préparer les rendez-vous avec le type de dossier
- Recueillir les nouvelles demandes pendant les signatures