Politique de confidentialité

Qui traite vos données

Le responsable du traitement est la société ALLOLIB, SASU au capital de 1 000 euros, dont le siège est situé 66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, immatriculée sous le numéro SIREN 108 108 325.

Aucun délégué à la protection des données n'a été désigné. Pour toute demande relative à vos données, vous pouvez écrire à contact@allolib.fr.

Les trois publics concernés

AlloLib traite des données concernant trois catégories de personnes, dont les droits et les rôles diffèrent :

• Les visiteurs du site — personnes consultant allolib.fr ou remplissant un formulaire.
• Les clients — professionnels ayant souscrit une offre, et leurs collaborateurs disposant d'un accès à l'Espace client.
• Les appelants — personnes appelant le numéro d'un client et dont l'appel est reçu par AlloLib. Pour ces données, AlloLib agit comme sous-traitant du client, qui en est le responsable de traitement.

Cette répartition des rôles conditionne les clauses de sous-traitance prévues à l'article 14 des CGV, ainsi que le canal par lequel un appelant fait valoir ses droits.

Données collectées et finalités

Visiteurs du site

Lorsque vous remplissez le formulaire d'essai ou le formulaire de contact, nous collectons vos nom et prénom, le nom de votre société, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, l'offre qui vous intéresse et, le cas échéant, le contenu de votre message.

Ces données servent uniquement à vous recontacter et à préparer votre essai. La base légale est les mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, b, du RGPD).

Clients

Vos données d'identification et de facturation, les données de connexion à votre Espace client, les consignes et règles de transfert que vous y paramétrez, ainsi que l'historique de vos échanges avec notre support. Ces données sont traitées pour l'exécution du contrat, la facturation, et l'assistance que nous vous apportons.

Appelants

Le numéro de téléphone et, lorsqu'ils sont communiqués au cours de l'appel, le nom et les coordonnées de l'appelant, le motif de son appel, son degré d'urgence, le contenu du compte rendu transmis à notre client ainsi que, dans les conditions décrites à l'article 4 ci-dessous, l'enregistrement de l'appel et sa transcription écrite. Ces données sont traitées pour le compte du client d'AlloLib, responsable du traitement, aux fins de réception et de qualification de son appel.

Traitement des appels

Les appels reçus sont pris en charge au nom de notre client et, selon l'offre qu'il a souscrite, transférés à un agent. En dehors des horaires du relais humain, l'appelant est invité à laisser un message, qui est transmis à notre client.

Une partie des appels reçus pour le compte de nos clients est enregistrée : l'enregistrement est mis en œuvre sur les lignes dédiées à nos clients, du lundi au vendredi de 9 heures à 20 heures. Dans ce cas, et dans ce cas seulement, une annonce vous en informe dès le début de l'appel, avant toute question ; aucun appel n'est enregistré sans cette annonce préalable. Les appels reçus sur notre ligne générale ne sont pas enregistrés. Lorsque l'appel est pris par notre assistant automatique, l'enregistrement porte sur la voix de l'appelant ; les phrases prononcées par l'assistant ne sont pas archivées. L'enregistrement audio est hébergé chez OVH, en France, et n'en sort jamais ; il est conservé un mois à compter de l'appel, puis supprimé automatiquement. Cette même limite d'un mois s'applique aux messages vocaux que vous pouvez être amené à laisser lorsque vous appelez. Une transcription écrite de l'appel est produite sur un second serveur, également situé en France ; le fichier audio téléchargé pour cette opération est effacé aussitôt celle-ci terminée. Cette transcription est elle-même conservée un mois, comme l'enregistrement. Ponctuellement, à l'initiative d'une personne de notre équipe, un résumé assisté par intelligence artificielle peut être demandé à partir de cette transcription : dans ce cas, seul le texte en est transmis à notre sous-traitant, jamais la voix.

Lia, notre assistante téléphonique automatisée, est une composante du service dont le déploiement est en cours. Lorsqu'elle prend un appel, elle se présente en début d'appel comme un dispositif automatisé agissant pour le compte de la société appelée.

Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

Elles sont accessibles aux personnels d'AlloLib habilités, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs fonctions, ainsi qu'aux prestataires intervenant pour notre compte.

Nous recourons notamment aux sous-traitants suivants :

• OVH SAS — également opérateur de la ligne téléphonique, serveurs situés en France.
• Anthropic — établi hors de l'Union européenne, destinataire ponctuel du seul texte d'une transcription d'appel, lorsqu'un résumé assisté par intelligence artificielle est demandé par un membre de notre équipe. La voix ne lui est jamais transmise.
• Google — acheminement de nos courriels sortants et stockage hors site de nos sauvegardes sur Google Drive. Les sauvegardes sont chiffrées avant leur envoi et la clé de déchiffrement n'est jamais transmise. Google est établi hors de l'Union européenne.
• Stripe — encaissement des abonnements et enregistrement des moyens de paiement. La saisie de la carte ou du mandat de prélèvement a lieu sur une page hébergée par Stripe : aucune coordonnée bancaire ne transite par nos serveurs ni n'y est conservée.

Hébergement et transferts hors Union européenne

Le site et les données sont hébergés par OVH, sur des serveurs situés en France, donc au sein de l'Union européenne.

Les appels pris par le relais humain sont traités par des agents situés au Maroc, qui interviennent pour le compte d'AlloLib. Ces agents n'exploitent aucun système local : ils accèdent à notre plateforme interne, hébergée par OVH en France, au moyen d'un compte nominatif dont les droits sont limités à leur fonction. Le cloisonnement de cette plateforme est contrôlé chaque jour, les opérations sont journalisées, et les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité.

La formalisation contractuelle de ce transfert, au moyen des clauses types de la Commission européenne, est en cours et n'est pas encore signée. Nous ne la présentons donc pas comme acquise : cette page sera mise à jour le jour de sa signature.

Notre sous-traitant Anthropic, sollicité ponctuellement pour la seule transcription textuelle d'un appel à la demande d'un membre de notre équipe, est lui aussi établi hors de l'Union européenne ; ce recours est régi par les conditions de traitement des données de ce prestataire, et aucune donnée vocale ne lui est jamais transmise. En dehors de ces cas et des sauvegardes chiffrées mentionnées à l'article 5, vos données restent hébergées en France, chez OVH.

Durées de conservation

• Données des clients : conservées pendant toute la durée du contrat, puis trente jours après la résiliation, au terme desquels elles sont supprimées — sous réserve des durées légales applicables aux pièces comptables ci-dessous. Cette durée est celle de l'article 10 des conditions générales de vente. La suppression peut être demandée par anticipation. Les coordonnées d'un prospect qui n'est jamais devenu client sont conservées deux ans au maximum après le dernier contact.
• Enregistrements et comptes rendus d'appels : conservés le temps nécessaire à leur remise au client, puis supprimés selon la durée convenue ; seule une trace non identifiante est ensuite conservée. Les enregistrements audio sont conservés un mois, y compris les messages vocaux laissés par les appelants, puis supprimés automatiquement. La transcription écrite d'un appel est conservée un mois également.
• Journaux techniques : 35 jours au maximum.
• Traces d'action (date et type d'opération) : 14 jours au maximum.
• Pièces comptables (factures) : conservées dix ans, conformément à l'article L. 123-22 du code de commerce.

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte et la divulgation.

Les échanges avec le site sont chiffrés. Nos données sont hébergées par OVH, dont les infrastructures sont situées en France. L'accès à nos outils internes est réservé aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions. Cette section sera complétée à mesure que nos procédures de sécurité seront formalisées.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité de vos données, ainsi que d'un droit à la limitation et d'un droit d'opposition au traitement.

Pour les exercer, écrivez à contact@allolib.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois. Un justificatif d'identité pourra vous être demandé lorsque c'est nécessaire pour traiter votre demande en toute sécurité.

Si vous êtes un appelant dont l'appel a été reçu par AlloLib pour le compte d'une société, votre demande relève en premier lieu de cette société, responsable du traitement. Nous la lui transmettons et l'assistons dans sa réponse.

Cookies et traceurs

Le site ne dépose aucun cookie ni traceur en dehors de ceux strictement nécessaires à son fonctionnement, lesquels ne requièrent pas votre consentement. Il n'utilise aucun outil de mesure d'audience publicitaire ni aucun traceur tiers de suivi. Cette section sera mise à jour, avec le dispositif de consentement correspondant, avant l'ajout de tout outil de mesure d'audience ou de publicité.

Nous contacter et réclamer

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données, écrivez-nous à contact@allolib.fr ou par courrier à : ALLOLIB, 66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.