Quand vous ne pouvez pas décrocher, c'est votre messagerie qui parle à votre place. Voici ce qu'elle doit dire, 7 exemples d'annonce à reprendre, et les erreurs qui font raccrocher.
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Les 4 choses à dire dans une annonce
Votre messagerie est souvent le premier contact d'un client avec votre entreprise. Il appelle, vous ne pouvez pas répondre : c'est elle qui parle à votre place. Une bonne annonce le rassure et lui donne envie de laisser un message plutôt que d'appeler quelqu'un d'autre.
Pas besoin d'un long discours. Une annonce efficace tient en quelques phrases et répond à quatre questions :
- Suis-je au bon endroit ? Dites le nom de votre entreprise dès les premiers mots, et votre prénom si vous travaillez seul.
- Pourquoi personne ne répond ? Une raison simple suffit : en chantier, en rendez-vous, en dehors des horaires d'ouverture.
- Que dois-je laisser ? Le nom, le numéro de rappel et l'objet de l'appel. Le dire évite les messages vides du type « Rappelez-moi ».
- Quand serai-je rappelé ? Un moment précis (« avant 18 h », « demain matin ») rassure plus qu'un vague « dès que possible ».
Si vos clients ont souvent la même question (horaires, adresse, site internet pour un devis), vous pouvez y répondre en une phrase. Mais gardez l'annonce courte : au-delà de quelques phrases, l'appelant décroche avant la fin.
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7 exemples d'annonce à reprendre
Remplacez les mots entre crochets par les vôtres, puis lisez l'annonce à voix haute : si elle sonne naturelle dans votre bouche, c'est la bonne.
1. L'artisan sur un chantier
« Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise], [prénom] à l'appareil. Je suis sur un chantier et je ne peux pas décrocher. Laissez-moi votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel, je vous rappelle avant 18 h. Merci ! »
Simple et honnête : le client comprend que vous travaillez, et il sait quand il aura de vos nouvelles. Pour aller plus loin, lisez notre guide que faire quand on ne peut pas décrocher sur un chantier.
2. Le commerce en dehors des heures d'ouverture
« Bonjour, vous êtes chez [nom de la boutique]. Le magasin est ouvert du mardi au samedi, de [heure] à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro et votre demande : nous vous rappelons dès l'ouverture. »
Rappeler les horaires évite déjà une partie des rappels. Pensez à mettre l'annonce à jour quand vos horaires changent.
3. Le cabinet ou le professionnel de santé
« Bonjour, vous êtes au cabinet de [nom]. Nous ne pouvons pas répondre pour le moment. Pour une demande de rendez-vous, laissez votre nom, votre numéro et le motif de votre appel : nous vous rappelons dans la journée. En cas d'urgence médicale, composez le 15. »
Pour une activité de santé, l'orientation vers les urgences est indispensable. Un patient inquiet doit savoir tout de suite quoi faire.
4. L'indépendant en rendez-vous
« Bonjour, [prénom et nom], [votre métier]. Je suis en rendez-vous avec un client. Laissez-moi un message avec vos coordonnées, je vous rappelle entre deux rendez-vous, au plus tard ce soir. »
Dire que vous êtes avec un client est une bonne nouvelle pour l'appelant : lui aussi aura toute votre attention le moment venu.
5. Les congés ou la fermeture annuelle
« Bonjour, vous êtes chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes en congés jusqu'au [date]. Laissez votre nom, votre numéro et votre demande : nous vous rappelons dès notre retour, le [date]. »
Donnez la date de retour, et pensez à remettre votre annonce habituelle en rentrant. Une annonce de congés oubliée en plein mois de septembre fait fuir les clients.
6. Le soir et le week-end
« Bonjour, vous êtes chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés pour le moment. Laissez votre message avec votre nom et votre numéro : nous vous rappelons le prochain jour ouvré, dès le matin. »
Si votre téléphone le permet, gardez une annonce pour la journée et une autre pour le soir. Sinon, une annonce qui couvre les deux cas suffit.
7. La petite équipe
« Bonjour, vous êtes chez [nom de l'entreprise]. Toute l'équipe est occupée. Laissez votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel : la bonne personne vous rappelle dans la journée. »
« La bonne personne » rassure : l'appelant comprend que son message ira à quelqu'un qui peut l'aider.
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Bien enregistrer son annonce
Choisissez un endroit calme, au bureau ou dans la voiture à l'arrêt. Écrivez le texte avant, pour ne pas hésiter. Parlez un peu plus lentement que d'habitude, et souriez : cela s'entend. Puis appelez-vous depuis un autre téléphone pour écouter le résultat, comme le ferait un client.
Le menu de messagerie de votre opérateur permet en général de changer l'annonce en quelques minutes. Refaites-la autant de fois qu'il le faut.
Et quand la messagerie ne suffit plus ? Certains appelants ne laissent pas de message. Avec AlloLib, une personne décroche à votre nom du lundi au samedi, de 9 h à 19 h, note la demande et vous envoie le compte rendu de chaque appel par e-mail. En dehors de ces horaires, votre correspondant laisse un message, qui vous est envoyé par e-mail. Vous gardez votre numéro. 149 € HT/mois, appels illimités, sans engagement.
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