Secrétariat téléphonique pour chauffagiste, de l'entretien à la panne
Aux premiers froids, tout le monde rallume sa chaudière le même week-end, et votre téléphone ne s'arrête plus. Pendant que vous démontez un brûleur, une assistante virtuelle répond au nom de votre entreprise et prend la demande.
On répond à votre place, 24 h/24 et 7 j/7.
Alma, l'assistante virtuelle d'AlloLib, décroche à votre nom, en quelques secondes : jamais occupé, jamais de messagerie. Vous recevez le compte rendu par e-mail : les urgences tout de suite, les messages de nuit avant 10 h. Une conseillère prend le relais si besoin.
Puis 99 € HT par mois. Appels illimités, sans engagement.
Appelez le 01 84 16 43 24 pour écouter l'assistante : elle vous répond exactement comme elle répondrait à vos clients.
Contrats d'entretien, devis de remplacement, pièces à commander : le téléphone ne se range pas
Hors des pannes de l'hiver, l'essentiel des appels d'un chauffagiste est ordinaire : un client qui veut planifier sa visite annuelle, un autre qui rappelle après un passage, un fournisseur qui annonce une pièce, une agence qui cherche un devis de remplacement. Un secrétariat téléphonique les met par écrit, un message par appel.
- Les demandes d'entretien et de contrat rangées à part des pannes
- Les devis de remplacement (chaudière, pompe à chaleur) avec le type de logement et l'énergie actuelle
- Les rappels après passage notés avec l'adresse et ce que le client signale
- Les appels de fournisseurs de pièces notés comme tels
Une secrétaire qui tient le carnet de bord du téléphone
Au téléphone, l'assistante dit le nom de votre entreprise, se présente comme assistante virtuelle et indique que l'appel peut être enregistré. Elle suit votre fiche : nature de la demande, marque de l'appareil, contrat d'entretien ou non, adresse, numéro de rappel. Aucun diagnostic, aucun prix, aucun délai.
Un client qui veut parler à quelqu'un est pris en relais : une conseillère prend le relais quand l'une d'elles est disponible ; sinon la demande est notée et l'appelant est rappelé. Une visite souhaitée est notée « à confirmer par vous ».
Un mardi de septembre, la liste des visites annuelles
Quatre clients ont rappelé pour leur entretien avant l'hiver. Chaque message porte l'adresse, la marque de la chaudière et le créneau souhaité. Vous groupez les visites par quartier et vous confirmez vous-même chaque date. Exemple illustratif.
Quatre appels hors saison de panne
Le client sous contrat qui veut sa visite annuelle
Il demande à caler l'entretien de sa chaudière. L'assistante note le nom, l'adresse, l'appareil et les créneaux qui l'arrangent, marqués « à confirmer par vous ».
Un bruit inhabituel après le dernier passage
Il rappelle parce que la chaudière fait un bruit nouveau. L'assistante note ce qu'il entend avec ses mots, l'adresse et la date du dernier passage, sans conseil technique.
Le fournisseur qui annonce une pièce
Un négoce prévient que la pièce commandée est arrivée. Elle note le négoce, le nom de l'appelant et son numéro. Vous voyez d'un coup d'œil que ce n'est pas un client.
L'agence qui cherche un devis de remplacement
Une agence gère un immeuble avec une chaudière ancienne. L'assistante note le nom de la copropriété, l'adresse et le contact sur place ; vous chiffrez ensuite.
Vous préparez votre fiche avant l'automne
Vous souscrivez en ligne et remplissez votre fiche : le nom à annoncer, ce qui est urgent, vos consignes. Vous renvoyez ensuite votre ligne, et vous la coupez quand vous voulez. Dès que votre fiche est complète, votre ligne est prête sous 1 jour ouvré.